NOVA SCOTIA DUCK TOLLING RETRIEVER KLUBBEN

PROTOKOLL fört vid konstituerande styrelsemöte i Katrineholm 2003-03-15

Närvarande:	Ulf Craemer Mona Gustafsson Carina Stenkull Jenny Jacobsson Hans Abrahamsson Johan Körge Louise Runnemark Ingrid Freij Anna Scharin § 10 B
Anmält förhinder:	Anette Björgell och Aji Franzén

§ 1	Mötets öppnande Ulf Craemer hälsar alla hjärtligt välkomna och förklarar mötet öppnat. Mötet väljer Ulf Craemer till ordförande och Hans Abrahamsson till sekreterare för mötet.
§ 2	Upprättande av närvarolista Närvarolista upprättas.
§ 3	Styrelsens konstituering Styrelsen beslutar ha följande sammansättning: Ordförande, vald av ordinarie klubbmöte samt tollingjaktansvarig - Ulf Craemer Ledamot, vice ordförande samt jaktansvarig - Mona Gustafsson Ledamot, sekreterare - Anette Björgell Ledamot, kassör - Carina Stenkull Ledamot, avelsansvarig - Jenny Jacobsson Ledamot, JUM- och utbildningsansvarig - Aji Franzén Ledamot, aktivitetsanvarig - Hans Abrahamsson Suppleant, utställningsansvarig - Louise Runnemark Suppleant, Johan Körge Suppleant, uppfödaransvarig - Ingrid Freij
§ 4	Antagande eller förkastande av fråga om att klubbens ordförande och den nu utsedda sekreteraren också uppfyller dessa respektive poster vid sin respektive närvaro under årets infallande möten Mötet beslutar att antaga förslaget.
§ 5	Firmatecknare, rätt att handha klubbens konton, behörighet till bankfack (2 pers) Mötet beslutar att: ordförande Ulf Craemer är firmatecknare ordförande Ulf Craemer och kassör Carina Stenkull, var för sig disponerar klubbens kassa. behörighet till klubbens bankfack hos Sparbanken Sörmland i Vingåker has av Ingrid Larsson samt Lena Johansson var för sig. Mötet förklarar denna paragraf omedelbart justerad.
§ 6	Fråga om var klubben skall ha sitt säte under kommande år Mötet beslutar att Nova Scotia Duck Tolling Retriever klubben, med organisationsnummer 846500-5653, skall ha sitt säte i Linköping med adress: c/o Ulf Craemer, Bielkegatan 1, 582 21 Linköping. Mötet förklarar denna paragraf omedelbart justerad.
§ 7	Val av två personer att jämte avelsansvarig utgöra styrelse för fonden. En av dessa tre skall utses till sammankallande I fondstyrelsen ingår Jenny Jacobsson - som ska tillfråga en veterinär om denne är intresserad av att ingå i fondstyrelsen - samt Jacob Kinge.
§ 8	Sändlista och kallelselista Kallelser till och protokoll från styrelsemöte sänds till ordförande, styrelseledamöter, suppleanter, redaktör för Tollaren samt sitemaster för klubbens Internetsida. Protokoll sändes även till revisorerna samt SSRK:s kansli.
§ 9	Fastställande av styrelsemötesdatum för året samt datum för ordinarie klubbmöte 2004 Mötet beslutar att avhålla möten på Bielkegatan 1 i Linköping kl. 10.00 följande datum: 27 april, 15 juni, 31 augusti, 23 november 2003 samt 25 januari 2004. Klubbmötet avhålles den 13 mars 2004 och i samband med det hålles ett seminarium den 14 mars.
§ 10	Övriga frågor AU Ordförande, sekreterare och kassör bildar AU för beslut mellan styrelsemöten. Rapport från bokslutsgranskningen av Nova Scotia Duck Tolling Retriever klubben Styrelsen tog del av bokslutsgranskningen där revisorerna Anna Scharin och Annika Bergquist noterar brister i redovisningen och internkontrollen. Revisorerna rekommenderar Tollarklubbens styrelse att omgående tillse att den interna kontrollen förbättras. En inventering av Tollarbutiken är ett önskemål från revisorerna. Likaså att klubbens material finns samlat på ett ställe. Ytterligare ett önskemål från revisorerna är att Tollarbutiken redovisar var 3:e månad till styrelsens kassör och revisorer. Vidare påpekar revisorerna att inga utbetalningar får ske av klubbens medel utan att ett kvitto bifogas. Vid granskningen har även noterats att arrangemang som skett i Tollarklubbens regi ej har tagits med i klubbens räkenskaper. Eftersom Tollarklubben är ansvarig för samtliga arrangemang som sker i egen regi är det nödvändigt att redovisningen av dem även sker i Tollarklubbens räkenskaper. Om sedan överskottet från aktiviteterna tillfaller respektive aktivitetsgrupp saknar däremot betydelse för Tollarklubben. (Rapporten i sin helhet bifogas styrelseprotokollet.) Skrivelser Remiss - SKK:s huvudstadga angående SKK:s länsklubbsstadgar. Svar ska vara inlämnat senast 030401. Ingrid Freij skriver ett svar. Funktionärsträff SSRK 030405 - 030406 Seminarier för jakt, utställnings och utbildningsansvariga. Plats: Arlanda stad. Inbjudan har kommit Tollarklubben till del sent och anmälan om deltagande gick ut redan 030307. Mona Gustafsson och Ingrid Freij ser över om de kan åka på jakt respektive utbildningsdel. Tollarspecialen 2005 På årsmötet diskuterades hur Tollarspecialen ska organiseras i framtiden. Ingen aktivitetsgrupp har ännu anmält sitt intresse för att arrangera Tollarspecialen 2005. Ulf Craemer påpekar att en eventuell ny modell inte kan rädda denna special. Hans Abrahamsson skriver ett brev till alla aktivitetsgrupper med uppmaningen att det nu är hög tid att anmäla sitt intresse som enskild aktivitetsgrupp eller i samverkan med någon närliggande aktivitetsgrupp. Om ingen intresseanmälan kommer styrelsen till del inom en snar framtid är risken stor för att Tollarspecialen 2005 får ställas in.
§ 11	Mötets avslutande Ordförande Ulf Craemer tackar för visat intresse samt förklarar mötet avslutat.

Vid protokollet	Justeras
Hans Abrahamsson	Ulf Craemer
t f sekreterare	Ordförande